Servizi di lavoro e payroll in Italia

Il nostro team di avvocati qualificati e consulenti del lavoro assiste regolarmente i clienti in materia di contratti di lavoro, trasferimenti intra-societari in Italia e gestione payroll.

Contratti di lavoro

I contratti di lavoro (contratto di lavoro) sono previsti dalla legge per ogni dipendente assunto. Le due principali tipologie sono:

contratto a tempo determinato;
contratto a tempo indeterminato.

Entrambe le forme contengono clausole legali a tutela sia del datore di lavoro che del dipendente.

In generale, i contratti di lavoro specificano gli aspetti essenziali e le aspettative del rapporto tra datore e dipendente. Normalmente includono: qualifica, retribuzione, mansioni e responsabilità, diritto a malattia e ferie, periodi di prova e di preavviso.

I nostri servizi comprendono:

Revisione delle offerte di lavoro;
Redazione di contratti di lavoro;
Revisione di contratti di lavoro.

Il “Jobs Act”

Negli ultimi 15 anni, a seguito di diverse riforme, la disciplina del mercato del lavoro italiano ha subito una revisione sostanziale. L’ultima, approvata dal Governo Renzi nel dicembre 2014, è nota come Jobs Act e ha introdotto quattro misure chiave:

un nuovo contratto a tempo indeterminato a tutele crescenti;
la revisione dei contratti a termine;
nuove regole sui licenziamenti, più flessibili;
la riforma degli ammortizzatori sociali e delle indennità di disoccupazione.

Il Jobs Act ha previsto inoltre:

una normativa semplificata e più organica sui rapporti di lavoro;
nuove regole sui controlli a distanza;
un sistema rinnovato di politiche attive per l’impiego;
la revisione del sistema della Cassa Integrazione;
l’istituzione di un’unica agenzia ispettiva del lavoro.

La Legge di Stabilità 2015 ha poi introdotto ulteriori incentivi, tra cui la riduzione dei contributi per tre anni e l’abolizione dell’IRAP per i neoassunti a tempo indeterminato.

Avvio del rapporto di lavoro

Employment contracts are governed by the general rules set out in the Italian Civil Code.

Given the large number of National Collective Bargaining Agreements (CCNL) and their widespread use by employers, employment contracts in Italy usually consist of simple letters of employment that refer to the elements required by law, including the identity of the parties, the workplace, the starting date of the employment relationship, any probationary period, the duration of the contract in the case of fixed-term employment, and the employee’s classification and duties, in addition to the provisions contained in the applicable collective agreement.

Individual employment contracts also specify the employee’s “category,” as established by Article 2095 of the Civil Code. There are four categories of employees: executives (dirigenti), middle managers (quadri), white-collar workers (impiegati), and blue-collar workers (operai).

Nonostante i contratti collettivi nazionali definiscano normalmente i principi generali che regolano il rapporto di lavoro dei dirigenti, le condizioni generali e specifiche sono spesso oggetto di negoziazione tramite accordi individuali. I quadri sono definiti come quei dipendenti che, pur non essendo dirigenti apicali, svolgono in maniera continuativa mansioni che contribuiscono in modo significativo alla crescita dell’impresa e al raggiungimento dei suoi obiettivi. In base ad un numero limitato di contratti collettivi, i datori di lavoro sono tenuti ad assicurare i quadri contro le pretese di responsabilità civile avanzate da terzi a seguito di negligenza nello svolgimento delle proprie mansioni.

All’inizio del rapporto di lavoro, il datore di lavoro deve informare il dipendente delle principali condizioni contrattuali.

La legge italiana non prescrive una forma particolare per i contratti di lavoro in generale; essi possono essere conclusi anche oralmente, sebbene la maggior parte dei contratti venga formalizzata per iscritto. Detto ciò, alcune disposizioni specifiche, così come alcune informazioni relative al rapporto di lavoro, devono per legge essere riportate per iscritto (ad esempio: periodo di prova, patto di non concorrenza, eventuale durata a termine).

Inoltre, determinati tipi di contratto devono per legge essere stipulati in forma scritta (ad esempio: contratti part-time).

I contratti di lavoro possono essere redatti in qualsiasi lingua, purché entrambe le parti siano in grado di comprendere pienamente il contenuto delle disposizioni in essi contenute.

In Italia, la maggiore età si raggiunge a 18 anni. L’età minima per poter validamente instaurare un rapporto di lavoro è di 16 anni con il consenso dei genitori (15 anni per i contratti di apprendistato).

Rapporto di lavoro

Adempimenti formali

All’instaurazione di un rapporto di lavoro, il datore di lavoro deve comunicare l’assunzione al competente servizio pubblico per l’impiego (“Centro per l’Impiego”) almeno 24 ore prima dell’inizio dell’attività lavorativa. Tale comunicazione assolve anche l’obbligo di informare gli enti previdenziali e assicurativi competenti (ossia INPS e INAIL).

Qualora previsto dalla legge, il datore di lavoro deve inoltre stipulare polizze assicurative contro i rischi e i danni cagionati a terzi dai dipendenti nello svolgimento delle proprie mansioni.

Periodo di prova

I periodi di prova previsti dalla legge sono i seguenti:

3 mesi, per i dipendenti non assegnati a funzioni direttive;
6 mesi, per tutti gli altri dipendenti.

Tuttavia, il periodo di prova è generalmente stabilito nei contratti collettivi nazionali (CCNL) a seconda della categoria del lavoratore.

Durante il periodo di prova, ciascuna delle parti può recedere liberamente dal rapporto di lavoro in qualsiasi momento, senza preavviso, obbligo o corresponsione dell’indennità sostitutiva.

Retribuzione

La legge italiana non fornisce una definizione normativa di “salario” o “stipendio”.

Ai fini fiscali e previdenziali, qualsiasi compenso riconosciuto al dipendente nell’ambito del rapporto di lavoro, inclusi i compensi in natura, è considerato retribuzione (con alcune limitate eccezioni, come il rimborso spese).

In Italia non esiste un salario minimo legale. I minimi retributivi per ciascun livello contrattuale sono di norma fissati per settore dai CCNL. È in fase di introduzione un salario minimo per i lavoratori non coperti da CCNL, che rappresentano meno del 3% della forza lavoro complessiva.

Non sono previsti per legge bonus obbligatori. I CCNL possono tuttavia prevedere premi collettivi di risultato o bonus individuali legati alla performance.

Non esistono indennità obbligatorie per legge, sebbene i CCNL possano stabilire indennità di trasporto o compensi per particolari modalità di lavoro, come il lavoro a chiamata.

Secondo la normativa italiana, la retribuzione viene erogata in tredici (13) mensilità. La mensilità aggiuntiva, comunemente nota come “tredicesima”, rappresenta una componente significativa della struttura retributiva ed è corrisposta unitamente alla retribuzione di dicembre, offrendo un sostegno economico in vista delle spese natalizie.

In aggiunta alla tredicesima, alcuni CCNL prevedono una quattordicesima mensilità, solitamente corrisposta a giugno, che funge da ulteriore bonus in concomitanza con il periodo estivo e le vacanze.

I CCNL stabiliscono normalmente anche la data di corresponsione della retribuzione e la base di calcolo di istituti contrattuali come il preavviso o l’indennità per malattia.

I datori di lavoro spesso riconoscono ad alcuni dipendenti benefit accessori (ad esempio: auto aziendale e telefono cellulare per dirigenti, quadri e posizioni commerciali; buoni pasto; corsi di formazione interni o esterni).

Il datore di lavoro è inoltre obbligato a finanziare il trattamento di fine rapporto (TFR) per tutti i dipendenti, pari a 1/13,5 della retribuzione annua complessiva, corrisposto alla cessazione del rapporto per qualsiasi motivo.

I dirigenti non sono soggetti alla disciplina legale sull’orario di lavoro. Alcuni CCNL prevedono una settimana lavorativa inferiore alle 40 ore. Ai lavoratori deve essere comunque garantito almeno un giorno di riposo settimanale (di norma la domenica).

Attività aziendali eccezionali e temporanee possono richiedere lo svolgimento di lavoro nei giorni di riposo settimanale o festivi.

Il lavoro straordinario è costituito dalle ore prestate oltre le 40 settimanali e non può superare:

8 ore su base settimanale;
250 ore su base annua.

I CCNL stabiliscono le maggiorazioni retributive per le ore straordinarie e possono anche prevedere, in alternativa alla retribuzione aggiuntiva, l’attribuzione di riposi compensativi.

Ferie e festività	La festività del santo patrono locale (variabile in base alla tradizione di ciascun comune) è considerata giorno festivo per il relativo territorio. Le festività che cadono di sabato o domenica non danno diritto a un giorno di riposo compensativo nel giorno lavorativo più vicino, ma i lavoratori hanno comunque diritto alla normale retribuzione. Le ferie annuali previste per legge ammontano a 4 settimane. Il datore di lavoro decide normalmente i periodi di fruizione delle ferie in base alle esigenze aziendali e produttive, tenendo conto – ove possibile – delle necessità dei lavoratori. I CCNL prevedono di norma, oltre al minimo legale, ulteriori giorni di ferie retribuite, che aumentano con l’anzianità di servizio. La legge stabilisce che almeno due settimane debbano essere godute nello stesso anno. Fino a due settimane di ferie non godute possono essere rinviate, ma devono essere utilizzate entro 18 mesi dall’anno di maturazione. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, i dipendenti hanno diritto all’indennità sostitutiva delle ferie maturate e non godute.
Malattia	I dipendenti hanno diritto a 3 giorni di malattia retribuita a carico del datore di lavoro. Dal 4° giorno e fino al 180° giorno di malattia, le indennità sostitutive vengono corrisposte dall’INPS. Alcuni CCNL prevedono che il datore di lavoro integri le prestazioni previdenziali fino al raggiungimento del 100% della retribuzione. Durante il periodo di malattia, il contratto è sospeso e l’anzianità del dipendente resta tutelata. Il lavoratore non può essere licenziato prima della scadenza del periodo minimo di comporto stabilito dal contratto collettivo applicabile. Decorso tale termine, il datore di lavoro può procedere alla risoluzione del rapporto.
Maternità	Le lavoratrici in gravidanza hanno diritto a 5 mesi di congedo di maternità, dal secondo mese precedente la data presunta del parto al terzo mese successivo alla nascita. Gli ultimi tre mesi possono essere estesi fino a sette mesi in casi specifici. Le indennità sostitutive vengono erogate dall’INPS. Durante la gravidanza è vietato lo svolgimento di attività lavorative che possano arrecare danno. Durante il congedo di maternità, il rapporto di lavoro è sospeso e l’anzianità di servizio è tutelata.
Patto di non concorrenza	Ai sensi dell’art. 2125 c.c., i patti di non concorrenza devono essere stipulati in forma scritta e sono validi purché: venga riconosciuta al lavoratore un’adeguata compensazione; la durata non superi i 3 anni per i lavoratori dipendenti e i 5 anni per i dirigenti; siano circoscritti sotto il profilo oggettivo (attività) e territoriale. La legge italiana non fornisce criteri specifici per determinare l’adeguatezza del compenso né per delimitare l’ambito di attività o il territorio. In caso di controversia, tali criteri sono stabiliti dal giudice caso per caso.
Cassa integrazione	In caso di crisi temporanea, il datore di lavoro può ricorrere alla Cassa Integrazione Guadagni (CIG), che consiste in una sospensione collettiva dal lavoro dei dipendenti operai e/o impiegati. I lavoratori interessati continuano a percepire fino all’80% della retribuzione ordinaria, a carico di un fondo speciale gestito dall’INPS.

Impiego di lavoratori stranieri

In base al principio della libera circolazione delle persone, dei beni, dei servizi e dei capitali, i cittadini dell’Unione Europea (UE) e dello Spazio Economico Europeo (SEE) possono essere assunti in Italia senza necessità di alcuna autorizzazione da parte delle autorità italiane.

Qualora un cittadino dell’UE decida di lavorare in Italia per un periodo superiore a 3 mesi, egli/ella deve richiedere la cosiddetta Carta di soggiorno, normalmente rilasciata dalla Questura (Ufficio di Polizia di Stato) su semplice domanda. Tale permesso è rinnovabile.

I cittadini svizzeri godono degli stessi diritti di ingresso, soggiorno e accesso al lavoro previsti per i cittadini degli Stati membri dell’UE.

Cittadini extra UE/SEE – Il sistema delle “Quote”

L’ammissione dei lavoratori stranieri extra UE è soggetta a un meccanismo di selettività quantitativa basato su quote annuali di nuovi ingressi.

Tale sistema è finalizzato a regolare l’ammissione dei cittadini di Paesi terzi e il loro accesso al mercato del lavoro italiano, combinando criteri di selettività quantitativa con alcuni elementi di selettività qualitativa.

La determinazione delle quote annuali di nuovi ingressi è stabilita dal Governo mediante Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (cosiddetto Decreto Flussi). Il decreto viene pubblicato in Gazzetta Ufficiale ed entra in vigore alcuni giorni dopo l’avvio della fase attuativa.

L’intero processo di attuazione del sistema delle quote si articola sostanzialmente in tre fasi principali:

Richiesta di nulla osta presentata dai datori di lavoro allo Sportello Unico per l’Immigrazione (SUI);
Richiesta di visto da parte dei lavoratori stranieri nel Paese di origine;
Richiesta e rilascio del permesso di soggiorno per motivi di lavoro.

Richiesta di autorizzazione (Nulla Osta)	I datori di lavoro devono richiedere l’autorizzazione all’assunzione di un lavoratore straniero residente all’estero presso lo Sportello Unico per l’Immigrazione (SUI).Nella domanda, il datore di lavoro richiedente deve presentare il cosiddetto “Contratto di soggiorno”, con il quale si impegna a garantire un alloggio adeguato per il lavoratore richiesto e a farsi carico delle spese di viaggio per il suo rimpatrio in caso di espulsione prima della scadenza del contratto. Inoltre, il contratto deve includere i dettagli del contratto di lavoro, che devono essere conformi ai contratti collettivi esistenti per il settore o la professione in cui il lavoratore sarà impiegato. Una volta effettuati tutti i controlli da parte della Direzione Territoriale del Lavoro e della Questura, l’autorizzazione (nulla osta) può essere rilasciata al datore di lavoro richiedente. L’intera procedura dovrebbe richiedere circa 40 giorni dalla presentazione della domanda.
Rilascio del visto	Una volta che il nulla osta è stato rilasciato al datore di lavoro, quest’ultimo lo trasmette al lavoratore straniero da assumere, il quale deve recarsi presso la rappresentanza diplomatica italiana nel proprio Paese di origine e richiedere il visto per motivi di lavoro. Il nulla osta ha una validità di 6 mesi, durante i quali il visto può essere rilasciato.
Rilascio del permesso di soggiorno	Entro otto giorni dal suo arrivo, il lavoratore straniero deve sottoscrivere il contratto di soggiorno presentato dal datore di lavoro allo SUI e contestualmente richiedere il permesso di soggiorno per motivi di lavoro. Il permesso di soggiorno sarà rilasciato dalla Questura. Il permesso ha la stessa durata del contratto di lavoro, con un massimo di 2 anni, ed è rinnovabile.
Esenzioni – Ammissione oltre le quote	L’ammissione di alcune categorie di lavoratori è esplicitamente esente dai limiti quantitativi previsti dal sistema delle quote.In particolare, specifici profili professionali possono essere ammessi senza alcun limite numerico per regolare il loro ingresso (ad esempio: dirigenti o personale altamente qualificato di aziende multinazionali/estere, docenti universitari, traduttori e interpreti, infermieri professionali, ecc.). Nonostante l’assenza di limiti quantitativi espliciti, l’ammissione di lavoratori in queste categorie è comunque soggetta all’autorizzazione (nulla osta) rilasciata dallo SUI territoriale, anche se la procedura di ammissione è stata semplificata per categorie specifiche. I permessi di soggiorno hanno una durata massima di due anni per i contratti a termine, oppure durata illimitata in caso di contratti a tempo indeterminato.

Tipologie di contratto

Contratto part-time	I contratti di lavoro part-time devono essere redatti per iscritto e indicare l’orario di lavoro (ad esempio: giornaliero, settimanale, mensile o annuale).Retribuzione e altri diritti dei lavoratori part-time sono normalmente proporzionati rispetto a quelli previsti per i lavoratori a tempo pieno con lo stesso livello contrattuale. Al contratto part-time possono essere aggiunte clausole accessorie che consentono al datore di lavoro maggiore flessibilità: Clausole elastiche, che permettono di aumentare l’orario di lavoro; Clausole flessibili, che consentono di variare l’orario durante la giornata.
Contratto a tempo determinato	Le aziende possono assumere dipendenti con contratto a tempo determinato per esigenze temporanee. I contratti a termine possono avere una durata massima di 36 mesi, comprensiva di eventuali proroghe. I limiti quantitativi sono normalmente stabiliti dai CCNL; in alternativa, la legge prevede che il numero complessivo di contratti a termine non possa superare il 20% del personale assunto a tempo indeterminato. I contratti a termine non possono essere utilizzati per sostituire lavoratori in sciopero o per sostituire dipendenti temporaneamente sospesi o coinvolti in licenziamenti collettivi negli ultimi mesi.
Lavoro a chiamata (intermittente)	I contratti di lavoro a chiamata prevedono che il dipendente dichiari la propria disponibilità a lavorare in un determinato periodo, durante il quale può essere chiamato anche per pochi giorni con breve preavviso. Il contratto individuale può stabilire che il lavoratore sia obbligato a prestare la propria attività se chiamato dal datore di lavoro. In tal caso, oltre alla normale retribuzione per l’attività svolta, il lavoratore ha diritto a un 20% aggiuntivo della retribuzione prevista dai CCNL. Il contratto deve essere redatto per iscritto.
Apprendistato	L’apprendistato è un contratto a tempo indeterminato con contenuto formativo e professionale. Il datore di lavoro può assumere apprendisti entro determinate soglie quantitative, in funzione del numero complessivo di dipendenti, e deve garantire che l’apprendista acquisisca competenze professionali e qualifiche specifiche.
Contratto di somministrazione di lavoro	I contratti di lavoro somministrato, a tempo determinato o indeterminato, possono essere stipulati solo tramite agenzie per il lavoro abilitate. I lavoratori somministrati devono beneficiare delle stesse condizioni giuridiche ed economiche dei dipendenti dell’azienda utilizzatrice. I contratti di somministrazione non possono essere utilizzati per sostituire lavoratori in sciopero o per sostituire dipendenti temporaneamente sospesi o coinvolti in licenziamenti collettivi negli ultimi mesi.

Trasferimenti intra-aziendali

Nel caso di un trasferimento intra-aziendale, un lavoratore straniero viene trasferito dal proprio datore di lavoro presso la filiale o sede italiana della stessa azienda. Questo strumento è principalmente utilizzato dalle imprese internazionali per introdurre in Italia lavoratori altamente specializzati provenienti dall’estero.

Il processo per trasferire un dipendente all’interno della stessa azienda è complesso e gran parte della responsabilità della domanda ricade sul datore di lavoro. Il permesso di lavoro per il trasferimento intra-aziendale è denominato Nulla Osta al Lavoro. Tuttavia, per richiederlo, è necessario presentare una domanda secondaria presso lo Sportello Unico per l’Immigrazione, autorizzata e inoltrata dal datore di lavoro alla Direzione Territoriale del Lavoro competente.

Una volta approvato e rilasciato, il permesso di lavoro ha validità di due anni. Il lavoratore dovrà successivamente richiedere un permesso di soggiorno che ne autorizzi la residenza in Italia per la durata del periodo di trasferimento.

Si consiglia di avvalersi della consulenza di uno specialista esperto nelle procedure relative ai visti e ai permessi italiani. Tale supporto garantisce che la pratica venga gestita correttamente e che tutta la documentazione sia organizzata in modo efficiente.

Paghe (Payroll)

La tenuta delle paghe è obbligatoria se l’azienda impiega personale. Il datore di lavoro deve gestire le paghe dei dipendenti, comprendenti retribuzione, trattenute fiscali e contributi previdenziali. Sono inoltre obbligatorie per legge eventuali contribuzioni aggiuntive a favore della pensione e della sicurezza sociale dei dipendenti.

La gestione amministrativa delle paghe è relativamente complessa. I servizi di payroll prevedono:

Registrazione e aggiornamento dei dati previdenziali presso l’INPS;
Compilazione dei moduli previdenziali;
Calcolo della retribuzione e dei contributi previdenziali dei dipendenti;
Gestione dei pagamenti telematici dei contributi;
Stima del costo complessivo del personale;
Elaborazione mensile del cedolino paga;
Amministrazione delle ritenute fiscali.

Sistema previdenziale

Il sistema di previdenza sociale garantisce pensioni di vecchiaia, superstiti e invalidità, oltre a prestazioni sanitarie, sussidi di disoccupazione e assegni familiari.

Gli importi dei benefici sono generalmente determinati dai contributi versati e dall’anzianità contributiva.

Tutti i lavoratori dipendenti e autonomi, inclusi dirigenti, lavoratori a progetto e liberi professionisti, sono obbligati a partecipare al sistema previdenziale italiano.

I contributi previdenziali devono essere versati all’INPS. I lavoratori possono aderire a fondi pensione complementari previsti dai CCNL per incrementare le prestazioni previdenziali.

L’INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro) copre quasi tutti i dipendenti per infortuni sul lavoro e malattie professionali.